Agiler Einkauf: Alles Nonsens oder wichtiger Erfolgsfaktor?

Auf der ganzen Welt wird von Agilität gesprochen. Wir müssen agiler werden, Agilität heißt Zukunft, ohne Agilität geht nichts. Allerorts wird groß getönt, wie wichtig sie ist. Wenn es jedoch darum geht, konkrete Maßnahmen und praktische Ansätze zu definieren, herrscht häufig Ratlosigkeit. Fakt ist, dass die Digitalisierung, sich immer schneller verändernde Rahmenbedingen, wie im letzten Jahr durch Corona, und eine komplexere unübersichtlichere Weltlage Unternehmen vor die Herausforderung stellen, schneller und flexibler agieren zu müssen. Das betrifft selbstverständlich auch den Einkauf.

Shutterstock.com | Olivier Le Moal

Ich erlebe den modernen Einkäufer wie er mit seinem Laptop unter dem Arm von einer Besprechung zur nächsten rennt. Dies ist wichtig für den Informationsaustausch und das Zusammentragen von Know-how. In meiner Praxis als Einkaufsmanagerin habe ich jedoch viele dieser Meetings als stresserzeugende, zeitintensive und teilweise überflüssige Veranstaltungen erlebt. Es war keine Seltenheit, dass ich abends mit einem großen Berg neuer Aufgaben im Büro angekommen bin. Die Entscheidungen wurden auf das nächste Meeting vertagt und der Überblick fehlte. Das Team war ebenfalls noch nicht zeitnah informiert worden. Starre Strukturen und Regeln waren an der Tagesordnung und ich fragte mich, ob es nicht auch anders geht.

Bei einem Gang durch die Produktion, wurde ich auf ein Kanban-Board aufmerksam. Alle Mitarbeiter standen um das Board und nach ein paar Minuten wusste jeder was zu tun ist. Ein solches Tool wollte ich auch für mein Team im Einkauf. In den darauffolgenden Wochen habe ich mich in das Thema eingelesen und mittlerweile eine Weiterbildung absolviert: EXIN Agile Scrum und Product Owner. Ich bin ein Fan dieser Arbeitsweise geworden und sage: „Agiler Einkauf – das ist die Zukunft.“

 

Agilität als Allzweckwaffe?

Es ist unumstritten, dass Agilität viele Vorzüge mit sich bringt. Dennoch macht sie nicht alle Strukturen und Prozesse obsolet. Die Unternehmen müssen zu entscheiden lernen, an welchen Stellen wie viel Agilität Sinn macht. Der Einkauf muss also in der Lage sein sowohl den Innovations- als auch den Projektmanagementprozess zu unterstützen. Sind bei einer Produktneuentwicklung beispielsweise die Anforderungen und die Umsetzung noch unklar oder Spezifikationen nicht vorhanden, kann der Einkauf sein Know-how mittels verschiedener Innovationsmethoden einbringen. Nachdem die ersten Ideen entwickelt wurden, können dann in einem agilen Projekt Spezifikationen erstellt werden. Hier kann der Einkauf zum Beispiel in der Rolle des Scrum Masters agieren. Doch gehen wir noch einmal einen Schritt zurück und fragen uns…

 

Was ist agiles Arbeiten?

Agil bedeutet per Definition „von großer Beweglichkeit“ und das ist es, was wir im Einkauf brauchen, wir müssen auf Veränderungen schnell und effizient reagieren können.

Im Jahr 2001 wurde das „Agile Manifest“ von Software-Entwicklern u. a. von Ken Schwaber unterzeichnet – hier suchten Software-Entwickler nach neuen Ansätzen, um bei großen Projekten schnell auf notwendige Veränderungen reagieren zu können.

Die 4 Werte des Agile Manifest:

  1. Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  2. Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation
  3. Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
  4. Reaktion auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Planes

Die Historie hat das Agile Manifest in der Software-Entwicklung, jedoch können die Grundwerte daraus auf alle agil arbeitenden Teams – auch den Einkauf – übertragen werden.

 

Wasserfallmethode oder Scrum?

Aus der klassischen Projektarbeit kennen wir die „Wasserfall-Methode“, d. h. wie ein Wasserfall gehen wir Prozessschritt für Prozessschritt von oben nach unten. Fehler werden ggf. erst am Ende einer langen Prozesszeit bemerkt und dann geht es wieder Schritt für Schritt zurück zum Anfang des „Wasserfalls“. Das ist zeitaufwendig und nicht effizient. Bedeutet agil Arbeiten nun, dass wir uns künftig nicht mehr an Prozessschritte und Regeln halten müssen? Nein – natürlich nicht. Trotz der Flexibilisierung in der Arbeitswelt des Einkaufes und dem Wunsch, agiles Arbeiten zu forcieren, braucht es ein Regelwerk – ein Beispiel für ein agiles Management-Framework ist Scrum. Das Wort „Scrum“ kommt ursprünglich aus dem Rugby-Sport und bedeutet so viel wie „angeordnetes Gedränge“.

Scrum wird seit Anfang der 1990er-Jahre als Prozessrahmenwerk bei der Entwicklung komplexer Produkte verwendet. Ein Rahmenwerk, innerhalb dessen Menschen komplexe Aufgabenstellungen angehen können.

Zusammengefasst ist Scrum:

  • Leichtgewichtig
  • Einfach zu verstehen
  • Schwierig zu meistern

Das Scrum Rahmenwerk ist ein Leitfaden und beinhaltet die Definition von Scrum Rollen, Ereignissen, Artefakten sowie Regeln. Jede Komponente des Rahmenwerks dient einem spezifischen Zweck, der den Erfolg von Scrum sichert.

 

Das Scrum-Team

Die Prozessteuerung in der Scrum Theorie basiert auf Empirie, d. h. Wissen aus Erfahrung. Scrum nutzt einen iterativen (wiederholend) und inkrementellen (aufbauenden) Ansatz.  Inkrementell bedeutet, dass nach jedem „Sprint“ ein verkaufsfähiges Produkt vorhanden ist.
 

Die Prozesssteuerung bei Scrum basiert auf drei Säulen:

  1. Transparenz > gemeinsame Prozesssprache und die Definition von „Done“
  2. Überprüfung > Scrum Artefakte
  3. Anpassung > so schnell wie möglich vornehmen
     

Scrum schreibt vier Ereignisse für die Überprüfung und Anpassung vor. Diese sind:

  1. Sprint Planning
  2. Daily Scrum
  3. Sprint Review
  4. Sprint Retrospektive.

Diese Ereignisse steuert das Scrum Team. Ein Scrum Team besteht aus Product Owner, dem Entwicklungsteam, sowie dem Scrum Master. Scrum Teams sind selbstorganisierend und interdisziplinär. Das Herzstück einer agilen Abteilung bilden unabhängig in Selbstverwaltung arbeitende Teams. Diese entscheiden selbst, wie sie ihre Arbeiten am besten erledigen, anstatt dieses durch andere Personen außerhalb des Teams vorgegeben zu bekommen.

 

Agiler Einkauf – die Zukunft

Was bedeutet Agilität für die Zukunft des Einkaufs? Sie stellt Einkäufer vor Herausforderungen, die sie bislang nicht kannten. Um das System umzustellen, brauchen die Einkäufer Zeit sowie die Bereitschaft, althergebrachte Denkweisen und Strukturen zu ändern. Sicher ist jedoch, dass Unternehmen ohne agile Methoden auf Dauer nicht überleben können, denn die Produktlebenszyklen werden immer kürzer, Kunden wollen individueller bedient werden und Produzenten müssen immer schneller und flexibler reagieren. Ich bin fest davon überzeugt, dass Agilität im Einkauf ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Zukunft ist.

Wollen auch Sie Ihren Einkauf agiler machen und erfolgreich in die Zukunft führen? Dann lassen Sie uns gemeinsam Ihre Herausforderungen auf dem Weg dorthin anpacken.


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