Chancen im Einkauf nutzen
Einkaufsexpertin Tanja Dammann-Götsch zeigt, welche Chancen im Einkauf durch abteilungsübergreifende und interdisziplinär arbeitende Teams entsteht.
In einigen Führungsebenen lösten die Worte „abteilungsübergreifend“ und „interdisziplinär“ eher negative statt positiver Reaktionen aus, wie auch Tanja Dammann-Götsch schon feststellte: „Einige Unternehmen befürchten, dass der Einkauf dann noch agiler werden müsste und jeder tut, was er will.“ Allergings bedeute agil, dass der Einkauf schnell und flexibel reagieren kann, wobei abteilungsübergreifende Teams, die auch interdisziplinär arbeiten, eine große Chance für den Einkauf der Zukunft bieten.
Wenn Unternehmen in eine stabile Zukunft gehen möchten, so sollte jede Abteilung einbezogen werden, die in Projekten zusammenwirkt. Das betrifft Projekteinkäufer ebenso wie die Qualitätsprüfung und weitere Teams. In einigen Branchen wie der Luftfahrt- und Automobilindustrie sowie der Medizintechnikproduktion gewinne der „Produkteinkäufer“ immer mehr an Bedeutung. Aufgrund dessen seien derzeit auch viele Unternehmen auf der Suche nach Produkt- bzw. Projekteinkäufer, die auch in der Lage sind, in einem abteilungsübergreifenden und interdisziplinär agierendem Projektteam zu arbeiten.
Wie genau sich die Arbeit eines solchen Teams gestaltet, erläutert Tanja Dammann-Götsch anhand eines Praxisbeispiels: „Nehmen wir an, ein Elektroschaltschrank-Hersteller möchte ein System aufbauen, in dem für das Endprodukt Kabel, Leiterplatten, Metallgehäuse eine bestimmte Lackierung und gewisse Sicherheitsmerkmale benötigt werden. Es wird ein abteilungsübergreifendes Team für dieses Projekt aufgestellt, welches auch räumlich zusammenarbeitet.“ Weiter könne man sich vorstellen, dass in dem gemeinsam genutzten Büro technische Zeichnungen an der Wand und ein Kanban Board Überblick geben. Der Projekteinkäufer ist in einem solchen Team stark mit den anderen Mitgliedern verzahnt. Er müsse sowohl den Kolleginnen und Kollegen aus der Commodity oder dem strategischen Bereich als auch dem eigenen Team Rede und Antwort stehen. Das vielfältige Aufgabenfeld eines Projekteinkäufers führt Tanja Dammann-Götsch näher aus: „Er muss Aufgaben weitergeben und zum Beispiel eine Bieter-Liste anfordern, die benötigt wird, da demnächst das Kabel angefragt werden soll. Somit muss er jeden Einkäufer, der für die jeweilige Warengruppe zuständig ist, im Blick behalten und wissen, wann was wo angefragt wird.“ Auch mit den Bereichen Entwicklung, Design, Produktion, Qualität, Controlling und Verkauf arbeite ein Projekteinkäufer eng zusammen. Jedes Mitglied in einem abteilungsübergreifenden und interdisziplinären Team habe die Verantwortung für den jeweiligen Fachbereich. Zudem gebe es einen Leiter, der für das gesamte Projekt zuständig ist und sicherstellt, dass u.a. die Target-Kosten nicht aus dem Ruder laufen, Deadlines eingehalten werden oder die Mitglieder die nötigen Informationen vom Kunden bekommen. „Dieser steht auch in der Verantwortung, regelmäßig in Meetings mit der Geschäftsleitung zu berichten, wie das Projekt voranschreitet“, ergänzt die Einkaufsexpertin.
Auch das Projektteam treffe sich regelmäßig, um den Status Quo abzufragen und Meilensteine zu definieren. Werde jedoch einer dieser verfehlt, dann gehöre es auch zur Aufgabe des Projekteinkäufers zu klären, worin die Ursachen liegen. Dazu zähle beispielsweise, mit den Kollegen aus den Warengruppen zu sprechen.
„Diese Art der interdisziplinären und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, in der das Team auch räumlich zusammensitzt, ist aus meiner Sicht ein absoluter Benefit für jedes Unternehmen, das sich zukunftsorientiert aufstellen möchte“, so Tanja Dammann-Götsch. Dennoch werde dadurch nicht der klassische Einkauf in der Organisation wegfallen, da operative und Warengruppen-Einkäufer immer benötigt würden. Vielmehr sei es eine Chance, die das Unternehmen nutzen sollte, um die Verzahnung der einzelnen Einkäufer zu fördern.
Tanja Dammann-Götsch rät dazu, sich von der falschen Annahme, dass jeder in Projektteams macht, was er will, zu verabschieden. Abteilungsübergreifende, interdisziplinäre und agile Zusammenarbeit bedeute nicht, dass es keine Strukturen mehr gibt, sondern dass jeder mit seinem Fachwissen dazu beiträgt, ein Projekt zum Erfolg zu führen.
In ihrem persönlichen Blog greift Tanja Dammann-Götsch viele weitere Themen rund um den Einkauf auf und bietet in ihrem Podcast strategische Einkaufsthemen zum Nachhören.
