Den Einkauf im Unternehmen besser verkaufen – nur wer jetzt umdenkt, ist morgen an der Spitze
Kaum eine andere Unternehmensfunktion hat sich in den vergangenen Jahren so drastisch verändert wie der Einkauf. Das Aufgabenfeld umfasst heute eine große Bandbreite von Themen. Der globale Wettbewerb, die Digitalisierung und Unsicherheiten am Markt stellen wachsende Anforderungen – der Einkauf ist gefragt, die externen Ausgaben zu senken, das Working Capital zu optimieren und in zunehmend knappen und instabilen Rohstoffmärkten zu agieren. Das verlangt nach einem Struktur- und Imagewandel der Beschaffungsabteilungen.
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Der Einkauf hat das Ziel, langfristig die Performance und den Wert des Unternehmens signifikant zu steigern – dafür ist ein Umdenken nötig. Inzwischen haben auch viele Hersteller erkannt, dass sich etwas ändern muss. Die beruflichen Herausforderungen eines erfolgreich durch die Krise gegangenen Einkäufers haben sich verändert. Die Unvereinbarkeit von Preisdumping und technischem Fortschritt wurde uns allen durch spektakuläre Rückrufaktionen oder dem Abgasskandal in der Automobilindustrie vor Augen geführt. Doch wo soll die Reise hingehen? Wie lässt sich der Einkauf im Unternehmen besser verkaufen? Welchen Stellenwert nimmt der Einkauf in Zukunft ein?
Der Status quo im Einkauf
Der klassische Tag in der Beschaffungsabteilung eines Industrieunternehmens sieht meist so aus: Die Einkäufer sitzen in einem gemeinsamen Großraumbüro vor dem Computer. Die Hälfte der Arbeitszeit geben sie Daten ins System ein, in der verbleibenden Zeit beantworten sie E-Mails und zwischendurch geht es in meist konfliktbehaftete Besprechungen. Die Vorgaben von oben schränken den Handlungsradius enorm ein und immer wieder wird der Einkauf zum Sündenbock der anderen Abteilungen und der Vorgesetzten, wenn es um Qualitätsmängel geht. Der wachsende internationale Wettbewerb, gestiegene Ansprüche, Digitalisierung – der Einkauf steht unter enormem Druck. Es besteht akuter Handlungsbedarf. Doch wo beginnen und mit welcher Strategie? Zugegeben, nicht nur der Einkauf hat mit diesen Faktoren zu kämpfen also warum ausgerechnet hier ansetzen? Dazu ein paar Gründe: Immenser Stress führt in den Einkaufsabteilungen zu hoher Fluktuation und Fachkräftemangel. Mit der Belastung der Einkäufer sinkt die Qualität der Produktion und damit steigen die Unternehmensrisiken. Zudem ist ein schlecht aufgestellter Einkauf keine Stütze für den Verkauf. Der erhöhte Wettbewerbsdruck führt dazu, dass sich alle gegenseitig blockieren, anstatt an einem Strang zu ziehen. Dieser Weg führt eher in eine Sackgasse als in eine erfolgreiche Zukunft.
Brücken bauen statt Gräben ziehen
Gerade in Industrieunternehmen haben die Einkäufer häufig das Gefühl, dass der Verkauf wichtiger sei. Die Frage wer bedeutender sei, wird mir auch ganz oft in Trainings gestellt. Meine Antwort darauf ist, dass der Verkauf nach außen zum Kunden wirkt – und dieser meist das Allerwichtigste für das Unternehmen ist, denn er bringt das Geld. Der Einkauf agiert mehr in Richtung des Lieferanten, was ihn nicht minder wichtig macht. Ich beobachte zudem häufig, dass der Verkauf aus dem eigenen Unternehmen den Einkauf unter Druck setzt, besser zu verhandeln. Doch Schuldzuweisungen bringen einen in keiner Weise weiter. Es ist wie bei der Diskussion um Ei und Henne – wer war zuerst da: Der (über-)fordernde Vertriebsmitarbeiter oder der sich taub stellende Einkäufer? Sinnvoller als Lamentieren ist es, sich strategisch Gedanken darüber zu machen, was das Unternehmen in einer solchen Situation weiterbringt. Hier hilft es, Brücken zu bauen: zwischen Einkäufern und Zulieferern, zwischen Einkauf und Verkauf.
Der Action-Plan für die Zukunft
Wer heute noch wie gestern denkt, läuft hinterher. Um den Einkauf fit für alle aktuellen und vor allem auch zukünftige Herausforderungen zu machen, sind strukturelle, strategische Veränderungen notwendig. Eine Ist-Analyse bietet dafür eine gute Basis, doch es müssen auch konkrete Maßnahme folgen. Mit einem Action-Plan und dessen konsequenter Umsetzung ist das möglich. Schnelle Erfolge sind eine gute Motivation, aber es gilt dranzubleiben und nicht wieder in gewohnte Muster zu verfallen. Das Ziel eines Action-Plans ist es tiefgreifende, mittel- und langfristige Verbesserungen zu erzielen, die über die Zeit wachsen.
Intern stark – Einkauf und Verkauf als Team
Für viele klingt es undenkbar, Einkauf und unternehmensinternen Verkauf zusammenzubringen. In meinen Trainings bringe ich gerne die Vertriebler aus dem eigenen Unternehmen in der Verhandlungsdelegation zusammen. Es ist spannend zu beobachten, was passiert, wenn sich in der Verhandlungsvorbereitung einfach mal mit der Gegenseite im eigenen Unternehmen unterhalten wird. Wer Einkauf und Verkauf zusammenbringt wird über die hervorragenden Ergebnisse staunen. Denn was der Einkauf kann und weiß, mag dem Verkauf in der nächsten Verhandlung vielleicht eine traumhafte Marge einbringen. Und spätestens, wenn der Verkauf den nächsten Top-Deal geholt hat, wird niemand mehr das Zusammenspiel mit der anderen Abteilung missen wollen.
Umdenken auf allen Ebenen
Seit einigen Jahren lege ich bei meiner Tätigkeit als Beraterin und Interimsmanagerin im Einkauf größten Wert auf die Förderung der Innovationsbereitschaft auf allen Ebenen. Interdisziplinäre Teams aufbauen, die Kooperationsbereitschaft von Einkauf und Verkauf fördern und die frühzeitige Verknüpfung von Prozessen in unterschiedlichen Abteilungen sowie die enge Vernetzung ihrer Führungskräfte sind Bestandteil einer solchen Strategie.
Ein Klima der Kreativität zu erzeugen ist notwendig, um einen Nährboden für Visionen und neue Ideen zu schaffen. Weitsicht, Kompetenz, Verantwortungsbewusstsein – das alles lässt sich fördern. Diese Werte können und müssen gelebt und vor allem von Führungskräften vorgelebt werden. Wenn alle Bereiche im Unternehmen Teil der Qualität, der Innovation und der Vermarktung des entstehenden Produktes sind, dann lassen sich Visionen mutiger formulieren – und was genauso wichtig ist: konsequent realisieren. Der Einkäufer als aktiver Unternehmensgestalter, ist hierbei entscheidend. Darüber hinaus stärkt ein partnerschaftliches Verhältnis gegenüber Lieferanten deren Innovationsbereitschaft. Motivierte Zulieferer tragen erheblich zum Erfolg eines Produktes bei. Werden Zulieferer in die Entwicklung von neuen innovativen Lösungen partnerschaftlich eingebunden, kann deren Know-how das Zünglein an der Waage sein, wenn es darum geht, im Wettbewerb vorne zu liegen.
Der Einkäufer der Zukunft – an der Spitze
Der erste Schritt auf dem Weg Richtung Zukunft ist, einmal das auszublenden, was derzeit den Alltag in unseren Einkaufsabteilungen bestimmt und sich für eine neue Sicht zu öffnen. Weg vom Sündenbock hin zum Erfolgsfaktor. Es geht im Einkauf nicht nur um den Preis, sondern auch um Qualität, Technologie, Service und Nachhaltigkeit – das sollten wir uns immer wieder bewusst machen. Zudem wird der Einkäufer der Zukunft viel mehr zum Manager seiner Warengruppe, er übernimmt viel Eigenverantwortung, bewegt sich sicher auf internationalem Parkett und ist somit ein Allrounder eines modernen Industriebetriebes. Er wird zum Botschafter seines Unternehmens – und damit zum entscheidenden Erfolgsfaktor.
Wollen auch Sie Ihren Einkauf revolutionieren – mit Klarheit, Struktur und neuen Ansätzen in eine erfolgreiche Zukunft gehen? Dann lassen Sie uns gerne gemeinsam sprechen.
