Der Einkauf soll strategischer werden – wie lässt sich das erreichen?
„Machen Sie den Einkauf zum strategischen Einkauf“, so lautete der Auftrag an mich, die Einkaufsorganisation in einem Unternehmen umzustrukturieren. Der Weg sollte weg vom operativen hin zum strategischen Einkauf führen, die Mitarbeitenden seien angehalten jetzt mal proaktiv zu arbeiten. In den ersten Gesprächen mit den Einkäuferinnen und Einkäufern stellte sich sofort heraus, dass diese genau das möchten. Sie wollten strategisch arbeiten und nicht den ganzen Tag Daten in Excel-Tabellen eingeben. Wenn das Unternehmen und die Mitarbeitenden doch das gleiche wollen, woran liegt es, dass es nicht funktioniert?
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Eine Mitarbeiterin sagte zu mir: „Ich würde gerne die Zeit haben, um mit meinen Lieferanten darüber zu sprechen, was wir in den nächsten Wochen und Monaten vorhaben. Aber ich weiß gar nicht so genau, was wir in der Pipeline haben – wir bekommen keine Informationen von oben.“ Hier ist also die Lücke zwischen der Information von oben und dem, was der Einkauf leisten muss bzw. kann.
Der Einkauf gehört mit ins Board und in Management Meetings
Eine erste klare und gute Lösung ist, dass der strategische Einkauf und auch der Projekteinkauf als Mitglieder im Board dabei sein müssen. So können die Informationen zum Markt, zur Produktion, zu Zukunftsplanung fließen. Gerne kann dies über das Einkaufsmanagement hin zu den einzelnen Einkäufern erfolgen, um dann Maßnahmen-Pläne zu erstellen. Aber diese Informationslücke muss sofort geschlossen werden. Mein Vorschlag für das Unternehmen lautete also, dass der Einkauf ab sofort in die Management Meetings gehört. In den Meetings waren bis dato Personen aus dem Verkauf und Controlling, der Entwicklung und Legal Abteilung sowie der Personalabteilung vertreten – warum also nicht auch die Kollegen aus dem Einkauf und der Logistik? Das bedeutet nicht, dass jetzt 20 oder mehr Leute daran teilnehmen müssen, sondern ein Abteilungs- oder Gruppenleiter, der die wichtigen Informationen weitergibt, um die Lücke zu schließen.
Alles eine Frage der Ziele
Damit der Einkauf eine strategische Rolle übernehmen und als starker interner Partner bei den Unternehmensstrategien mitwirken kann, braucht es zudem Informationen über die Ziele des Unternehmens. Welche Richtung wird in den kommenden fünf Jahren eingeschlagen? Was hat die Geschäftsführung geplant? Daraus lassen sich die Einkaufsziele ableiten und wiederum daraus auch die Einkaufspolitik und die strategische Ausrichtung. Lautet das Unternehmensziel: Optimierung der Ertragssituation, dann ist das Ziel für den Einkauf, die Beschaffungskosten zu minimieren. Dementsprechend wird agiert – am Markt, in Richtung der Lieferanten, bei Verhandlungen usw. Ist das Ziel des Unternehmens, die Produktion auszuweiten, dann wird für den Einkauf klar, dass das Team zusammen neue Märkte erschließen und neues Vormaterial am Markt suchen muss. Das bedarf einer ganz anderen Ausrichtung als zur Reduzierung der Beschaffungskosten. Hier gilt es, Marktrecherchen zu betreiben und sich neue Märkte anzuschauen, in denen das Vormaterial besorgt werden kann. Es hilft allerdings reichlich wenig, wenn der Leiter Operation aus der Produktion beim Management Meeting war und diese Information erhalten hat, der Einkauf aber erst zwei Jahre später davon erfährt. Dann geht sofort der Alarm los und es wird so agiert, wie sonst in einer Notsituation – und das nur aufgrund fehlender Informationen. Fakt ist, dass eine solche Notsituation den Einkäufer erstmal Geld kostet, das man sich hätte sparen können. Ein weiteres Unternehmensziel kann auch die Verbesserung der Rohstoffversorgung sein. Gerade heutzutage ein brandaktuelles Thema in vielen Unternehmen. Der Einkaufsleiter hat hier die Aufgabe, mit seinem Team den Rohstoffmarkt weiter zu erschließen und leistungsfähige Bezugsquellen zu ermitteln. Das geht allerdings nicht nur vom Schreibtisch aus, auch wenn bereits vieles von dort möglich ist. Ich persönliche gebe den Leuten dann immer auf den Weg: Geht auf Messen, schaut euch Produktionen an, reist in andere Länder, kommt ins Gespräch mit Lieferanten und Partnern.
Die Zielvorgaben des Unternehmers haben ganz klar Auswirkungen auf den Einkauf. Die Herausforderung liegt darin, den Einkauf intern als Partner auf Augenhöhe zu sehen und zu akzeptieren. Wir müssen die Einkaufsorganisation und unsere Mitarbeitenden in der Art und Weise aufbauen, dass sie in der Lage sind, solche Zielvereinbarungen am Markt durchzusetzen.
Einsicht führt zum strategischen Einkauf
Bei unserem Fall war die Geschäftsführung wenig begeistert, als sie von mir hörte, dass sich die Einkäufer nicht allein komplett strategisch aufstellen können. Es war nicht gern gesehen, dass sich auch in der Unternehmensleitung etwas ändern muss, damit dies gelingt. Aber es kam zur Einsicht, der Einkauf wurde mehr einbezogen, nahm an Management Meetings teil und konnte sich so strategisch auf die Unternehmensziele ausrichten.
Welche Erfahrungen haben Sie mit dem strategischen Einkauf in Ihrem Unternehmen? Gibt es noch Verbesserungspotenzial und Sie wissen nicht genau, wo Sie ansetzen sollen? Lassen Sie uns dazu in den Austausch gehen. Gerne auf LinkedIn oder in einem persönlichen Termin.
Mehr zu diesem und anderen Themen für zukunftssichere Strategien im Einkauf gibt es auch zum Nachhören in meinem Podcast.
