Die Vorteile der Digitalisierung im Einkauf nutzen

Für wen das Schlagwort Digitalisierung neu ist, der hat wahrscheinlich ein Jahrzehnt lang hinter dem Mond gelebt. Leider hinkt aber insbesondere der Einkauf digitalen Potenzialen hinterher, obgleich entsprechende EDV-Prozesse die Arbeit einfacher, schneller und effektiver gestalten könnten.

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Die Möglichkeiten des digitalen Einkaufs sind groß und reichen von der papierlosen Beschaffung auf Online-Plattformen bis hin zur automatisierten Buchhaltung. Doch die Realität sieht oft anders aus. Händische Eingaben, Excel-Listen und viel Papier – meist verbringen hoch qualifizierte Mitarbeitende im Einkauf den Großteil ihres Arbeitstages mit langwierigen manuellen Abläufen. Und das geht auf Kosten strategischer Themen, für die so einfach nicht genug Zeit bleibt. Als Begründung wird in der Regel fehlendes Budget für ein neues ERP-System oder zusätzliche Module angeführt. Leider eine Milchmädchen-Rechnung!

Auf Knopfdruck – Erleichtern Onlineshops dem Einkauf das Leben?

Insbesondere das Thema Onlineshop scheint aktuell nicht mehr nur im Privatleben, sondern auch im Einkauf omnipräsent. Entsprechende Angebote an den Einkauf schießen wie Pilze aus dem Boden. Dennoch ist auch dieses Konzept bei vielen Unternehmen noch Zukunftsmusik, nur selten werden die digitalen Plattformen tatsächlich in der Einkaufspraxis genutzt. Der Grund für das Zaudern wird schnell ersichtlich: Bei vielen Onlineshops müssen die Bestellungen weiterhin manuell im ERP-System ein- bzw. aufgegeben werden, die Daten werden dann mittels Excel-Listen übertragen. Arbeitserleichterung sieht anders aus und so werden das Ausfüllen von Lagerbeständen und die Materialbeschaffung zu aufwendigen, unliebsamen Aufgaben.

Doch es gibt auch positive Gegenbeispiele. Die Dezemberausgabe von „MBI – Einkäufer im Markt“ Nr. 24 aus dem Jahr 2022 zeigt, wie die Digitalisierung es dem Einkauf tatsächlich leichter machen kann. Und zwar mittels eines Onlineshops, der sich an das firmeneigene ERP-System anbinden lässt und so die Versorgung per Knopfdruck ermöglicht. Im besagten Artikel wird das Beispiel eines Herstellers von Edelstahl-Komponenten angeführt, dessen im letzten Jahr eingeführter Onlineshop sowohl über den Webbrowser genutzt als auch flexibel an das ERP-System angebunden werden kann.

Die Integration in das firmeneigene ERP-System

Bei einer derartigen ERP-Anbindung kann die zugrunde liegende Datenbank Produktinformationen über verschiedene Dateiformate zur Verfügung stellen, während sich der Produktkatalog in das Warenwirtschaftssystem einbinden lässt. Auf diese Weise lassen sich Artikel im Warenkorb – inklusive Produktinformationen wie Beschreibung, Preis, Menge und Lieferzeit – automatisch in das ERP-System importieren.

Der Prüfungs- und Genehmigungsprozess erfolgt wie gewohnt im ERP-System, die Bestellung wird über eine EDI-Schnittstelle automatisch an den Lieferanten – im obigen Beispiel an das Armaturenwerk – übermittelt. Lästige, zusätzlich manuell geführte Excel-Tabellen entfallen, Flüchtigkeitsfehler werden vermieden, Verfügbarkeiten automatisch geprüft und Alternativen vorgeschlagen. Denkbar ist in diesem Kontext übrigens auch die Anbindung von Konsignationslagern. Hier habe ich in der Praxis bereits gute Erfahrungen mit dem Werkzeughersteller Würth gemacht, der zudem über eine sehr gute App das Bestellen in die Anfordererbereiche delegiert.

Halten Sie bereits mit der Digitalisierung Schritt? Oder gibt es in Ihrer Einkaufspraxis diesbezüglich noch Luft nach oben? Gern unterstütze ich Sie in einem kostenlosen Termin beim Thema digitaler Einkauf oder stehe Ihnen auf LinkedIn für Fragen zur Verfügung. Viele weitere spannende Themen behandelt auch mein neues Buch „Der Einkauf im Wandel: Innovativ und krisenfest die Zukunft gestalten“.

Mehr zu diesem und anderen Themen für zukunftssichere Strategien im Einkauf gibt es auch zum Nachhören in meinem Podcast.


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