Ist eine Datenbasis aus nur einem System für strategische Entscheidungen im Einkauf sinnvoll?

Ein digitales Beschaffungsmanagement auf Knopfdruck – das ist wohl der absolute Traum für jeden Manager im Einkauf und auch für jeden Einkäufer. Schließlich muss sich der Einkauf tagtäglich mit großen Datenmengen auseinandersetzen. Wenn ich ein Beratungsprojekt starte, ist es auch mein erster Schritt, Daten, Zahlen und Fakten zu sichten. Was dabei in der Praxis auf den Tisch kommt, könnte unterschiedlicher nicht sein.

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Vor Kurzem begegnete mir doch tatsächlich noch die gute alte AS400, also der schwarze Bildschirm mit grüner Schrift. Ebenfalls bekomme ich in Beratungsprojekten im Einkauf immer wieder gigantische Excel-Tabellen zu Gesicht. Die Unternehmen haben zwar ein großes ERP-System, aber jeder Mitarbeitende im Einkauf führt zusätzlich eine riesen Excel-Tabelle, um an die Datenbasis heranzukommen. Die gute Nachricht: Wir können jetzt aufräumen.

Digitalisierung im operativen Einkauf

Wir erkennen klar den Trend in Unternehmen, Prozesse zu optimieren. Die Digitalisierung ist einfacher geworden und auch im Einkauf angekommen. Ich persönlich sehe im Einkauf in der Digitalisierung in erster Linie eine Arbeitserleichterung für operative und administrative Tätigkeiten. Wir alle sind jedoch ebenfalls gefordert, die Digitalisierung zu begrüßen und bestmöglich für uns zu nutzen. Viele administrative Tätigkeiten, die uns letztendlich von strategischen Aufgaben abhalten, können direkt an die Anforderer weitergegeben werden. Das entlastet zum einen und schafft zum anderen Zeit, sich mit den wirklich wichtigen Aufgaben zu beschäftigen. Das gilt zum Beispiel für E-Kataloge oder generell das E-Procurement. Der erste Schritt hin zur Digitalisierung und eine Voraussetzung dafür ist, sich zunächst alle Prozesse in Ruhe anzuschauen und zu analysieren. Und zwar nicht nur die Prozesse im Einkauf, sondern auch die in der kompletten Supply Chain.

Wir haben jetzt die Möglichkeit, durch die Digitalisierung im Einkauf die Datenbasis aufzubauen und zu optimieren, die wir in Zukunft brauchen, um strategische Entscheidungen zu treffen und Verhandlungen zielführend vorzubereiten. Die Digitalisierung ist ein essenzielles Thema im Einkauf 4.0 – neben dem Mehrwert durch technische Möglichkeiten geht es aber natürlich nicht ohne Menschen dahinter. 

Die Basis bleibt der Mensch

Alle Abläufe im Digitalisierungs-Prozess, die künftig die Datenbasis für strategische Entscheidungen liefern sollen, müssen mit den Menschen besprochen werden. Das hört sich im ersten Moment banal an, aber in vielen Digitalisierungs-Prozessen im Einkauf wird der Faktor Mensch leider vergessen. Das ist bedauerlich, denn die Einkäufer, die diese enormen Excel-Tabellen erstellt haben, wissen genau, welche Daten sie brauchen, um auch in Verhandlungen Entscheidungen zu treffen und sollten unbedingt gehört werden. An dieser Stelle möchte ich noch einmal betonen, wie wichtig es ist, die Mitarbeitenden bei der Digitalisierung mit ins Boot zu holen. Das ist eng mit Kommunikation verknüpft und basiert in erster Linie darauf, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einkauf selbst entscheiden sollen, welche Kompetenzen bzw. welche Daten sie im Einkauf nutzen wollen. Die Digitalisierung und alle anderen, damit verbundenen Projekte, „nebenbei“ laufen zu lassen, ist allerdings eine echte Herausforderung. Meine Empfehlung ist daher klar: Nutzen Sie die Vorteile einer Partnerschaft mit spezialisierten Einkaufs-Softwareunternehmen.

Starke Partner und gute Software im Einkauf

Spezialisierte Unternehmen bieten Ihnen Partnerschaften an, um die Datenbasis in den Griff zu bekommen. In meiner aktiven Zeit als strategische Einkäuferin hätte ich von den momentan am Markt verfügbaren Möglichkeiten nur träumen können. Also nutzen Sie diese zu Ihrem Vorteil. Bei vielen Bedarfsmeldungen kann der Anforderer im Web oder über ein mobiles Endgerät zum Beispiel per Smartphone direkt eine Bestellanforderung in Gang bringen. Den Zeitaufwand, den wir früher aufbringen mussten, um eine BANF einmal quer durchs System bzw. Unternehmen zu jagen, ist passé. Mittlerweile werden Daten schnell von A nach B geschickt und der Bedarfsträger verfügt über eine direkte Kataloganbindung – beispielsweise zu Mercateo, Wer liefert was, Onventis oder andere, die eine Standardisierung und Automatisierung ermöglichen sowie eine Datenbasis per Knopfdruck zur Verfügung stellen. So haben Manager im Einkauf ein Monitoring, sehen frühzeitig, welche Eskalationsmöglichkeiten es gibt bzw. welche kommen könnten und verfügen über ein Management-Tool, welches KPIs, die sie gerne abfragen möchte, um strategische Entscheidungen zu treffen, bereitstellt. Ebenfalls haben sie eine Datenbasis, die sie ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Einkauf zur Verfügung stellen. Sagen auch Sie endlich „Bye Bye Excel-Tabelle“ und Hallo gutes, flexibles ERP-System mit moderner Software.

Wollen auch Sie eine Datenbasis aufbauen und die Digitalisierung in Ihrem Einkauf voranbringen? Dann melden Sie sich gerne bei uns und wir beraten Sie.

Mehr zum Thema zukunftssichere Strategien für Ihren Einkaufen erfahren Sie ab sofort auch in meinem brandneuen Podcast – hören Sie jetzt rein.


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