Überforderung im Einkauf: Ein Weckruf für Unternehmen

Die Einkaufsabteilungen vieler Unternehmen stehen am Abgrund. Ein dramatischer Anstieg der Überstunden und Krankheitstage im Vergleich zum Vorjahr lässt die Alarmglocken schrillen. Es ist offensichtlich: Die Überforderung der Mitarbeitenden im Einkauf nimmt zu. Lieferketten werden immer komplexer, der Druck, Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität zu steigern, wächst unaufhörlich. Doch anstatt aufzugeben, müssen wir jetzt handeln. Es ist Zeit, diese Herausforderungen entschlossen anzugehen und Wege zu finden, wie unsere Einkaufsabteilungen effektiv mit der wachsenden Überlastung umgehen können.

Die Zeichen der Zeit erkennen

Dass 80 % der Einkaufsmitarbeitenden angeben, sich häufig überfordert zu fühlen, ist ein klares Warnsignal. Diese Zahl zeigt, dass viele Abteilungen am Rande des Zusammenbruchs stehen. Mitarbeitende werden ausgepresst, um mit dem wachsenden Arbeitsvolumen und den komplexen Herausforderungen Schritt zu halten. Doch dieser Zustand hat seinen Preis. Überlastung führt zu Burnout, Fehlern und schlechteren Arbeitsleistungen. Überlastete Mitarbeitende können nicht effektiv arbeiten, was zu Fehlentscheidungen, verpassten Chancen und letztendlich zu finanziellen Verlusten für das Unternehmen führt.

Indirekter Einkauf: Ein unterschätztes Potenzial

Ein Bereich, der oft übersehen wird, bietet enormes Potenzial: der indirekte Einkauf. Ein Artikel im „Wer liefert was“ hat mich auf die Bedeutung dieses Bereichs aufmerksam gemacht. Der indirekte Einkauf, auch als Indirect Procurement bekannt, umfasst alle Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt in den Produktionsprozess einfließen. Er macht in der Regel 15 bis 30 % der gesamten Beschaffungskosten aus und hat somit einen erheblichen Einfluss auf die finanzielle Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Zu den indirekten Beschaffungen gehören Betriebs- und Büromaterial, Maschinen und Werkzeuge, Verbrauchsmaterial, Transport- und Logistikdienstleistungen, Beratungs- und Schulungsdienstleistungen, Marketingdienstleistungen sowie IT-Technik in Form von Hard- und Software.

Kosteneinsparungen im indirekten Einkauf

Die Möglichkeiten, im indirekten Einkauf erhebliche Kosten zu sparen, sind vielfältig. Beispielsweise sind die Preisspannen bei Marketingagenturen oder Facility Management für vergleichbare Angebote oft hoch. Schon die bloße Frage nach einer Preisreduktion im zweistelligen Prozentbereich kann hier Erfolg bringen. Im IT-Einkauf können durch die Umstellung auf Cloud-Technologie signifikante Einsparungen erzielt werden. Ausschreibungen und professionelle Verhandlungen für Service-Leistungen und Hardware führen oft zu deutlich geringeren Kosten.

Ein weiteres Beispiel sind die Energiekosten. Durch den Wechsel des Anbieters lassen sich oft tausende Euro sparen. Energieeinkaufsgemeinschaften, die die Nachfrage von Gewerbe, Handwerk und anderen Unternehmen bündeln, können günstige Großabnehmerpreise verhandeln. Einkaufsverantwortliche sollten die Preisentwicklung an der Strombörse im Blick behalten, um frühzeitig auf Preisschwankungen oder Veränderungen am Energiemarkt zu reagieren und ihr Beschaffungsrisiko zu minimieren.

Die Digitalisierung nutzen

Die fortschreitende Digitalisierung und gängige Automatisierungstechnologien bieten weitere Potenziale im indirekten Einkauf. Bislang ist dieser Bereich vergleichsweise wenig standardisiert und digitalisiert, was zu unnötig hohen Prozesskosten pro Bestellung führt. Die Nutzung verbesserter Datenlagen und Automatisierung kann hier Abhilfe schaffen und versteckte Potenziale erschließen.

Maßnahmen zur Entlastung der Mitarbeitenden

Es ist offensichtlich, dass wir Maßnahmen ergreifen müssen, um unsere Mitarbeitenden zu entlasten und ihnen bei der Bewältigung des Stresses zu helfen. Flexible Arbeitszeiten sind dabei nur der Anfang. Wir müssen klare Prioritäten setzen und unseren Mitarbeitenden die Unterstützung bieten, die sie brauchen. Das bedeutet, zusätzliche Ressourcen bereitzustellen, Schulungen anzubieten und sicherzustellen, dass sie die Werkzeuge haben, um erfolgreich zu sein.

Die Konsequenzen des Nichthandelns

Wenn wir jetzt nicht handeln, werden wir mit dem Verlust talentierter Mitarbeitende konfrontiert sein. Überforderte Mitarbeitende werden das Handtuch werfen und wer kann es ihnen verdenken? Der Preis für die Nichtbewältigung dieser Überforderung ist nicht nur in finanziellen Verlusten zu messen, sondern auch im Verlust wertvollen Know-hows und Potenzials. Es ist höchste Zeit, echte Veränderungen vorzunehmen, bevor es zu spät ist.

Wie Charles Windels zutreffend sagte: „Das Leben ist 10% das, was mit uns passiert und 90% wie wir darauf reagieren.“ Es liegt an uns, auf die Überforderung im Einkauf zu reagieren und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um unsere Einkaufsabteilungen zukunftsfähig zu machen. Nur so können wir sicherstellen, dass wir die Herausforderungen meistern und langfristig erfolgreich bleiben.

Wie sieht das in Ihrem Unternehmen aus? Lassen Sie uns gerne darüber sprechen, via LinkedIn oder in einem kostenlosen Termin. Weitere spannende Themen finden Sie außerdem in meinem Buch „Der Einkauf im Wandel: Innovativ und krisenfest die Zukunft gestalten“.

Mehr zu diesem und anderen Themen für zukunftssichere Strategien im Einkauf gibt es auch zum Nachhören in meinem Podcast.


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*Der einfacheren Lesbarkeit halber verwenden wir auf dieser Website das generische Maskulinum. Es ist uns wichtig zu betonen, dass alle Geschlechter sich gleichermaßen angesprochen und willkommen fühlen dürfen.